毎月の給与計算に何時間かかっていますか?従業員50名規模の企業では、給与計算だけで月40-60時間もの時間を要しているケースが一般的です。法改正対応や社会保険料の変更、年末調整など、給与計算業務は年々複雑化しており、担当者の負担は増加する一方です。
人手不足で給与計算の専門知識を持つ担当者が退職した場合、計算ミス・法令違反・支払い遅延といった深刻なリスクが会社を襲います。そこで注目されているのが、給与計算業務を専門家に外注する「給与計算代行サービス」です。
この記事では、給与計算代行サービス7社の料金・特徴を徹底比較し、実際の導入企業への取材に基づく選び方のポイント、従業員規模別の料金相場と費用対効果を詳しく解説します。最適な外注先を選定し、コスト削減と業務効率化を実現するための判断材料として、ぜひ最後までお読みください。
給与計算代行(アウトソーシング)とは?基礎知識
給与計算代行サービスとは、毎月の給与計算・賞与計算・年末調整などの業務を外部の専門業者に委託するサービスのことです。社労士事務所、税理士事務所、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)専門会社などが提供しており、企業は自社で給与計算担当者を雇用することなく、正確で効率的な給与処理を実現できます。
給与計算は、基本給や残業代の計算だけでなく、社会保険料や税金の控除、法改正への対応など、専門知識が必要な業務です。特に近年は、働き方改革関連法や社会保険の適用拡大など、頻繁な法改正への対応が求められており、専門家に外注することでコンプライアンスリスクを大幅に低減できます。
給与計算代行で外注できる業務範囲
給与計算代行サービスで対応してもらえる業務範囲は、基本業務から付随業務、オプション業務まで多岐にわたります。
【基本業務】
- 給与計算(基本給・残業代・各種手当・控除)
- 給与明細の作成・発行(紙・電子)
- 賞与計算(ボーナス支給時)
- 年末調整
【付随業務】
- 社会保険手続き(資格取得・喪失、標準報酬月額変更など)
- 住民税の更新手続き
- 勤怠データとの連携
- 給与振込代行
【オプション業務】
- 人事労務相談(社労士への相談)
- 就業規則の作成・改定
- マイナンバー管理
- 各種助成金申請サポート
業者によって対応範囲が異なるため、契約前に自社で必要な業務がすべてカバーされているかを確認することが重要です。
給与計算代行と給与計算ソフトの違い
給与計算業務を効率化する方法として、「給与計算ソフトの導入」と「給与計算代行の利用」があります。それぞれの特徴を理解し、自社に合った方法を選びましょう。
| 比較項目 | 給与計算ソフト | 給与計算代行 |
|---|---|---|
| 運用主体 | 社内で運用 | 外部業者に委託 |
| 初期費用 | 数万円~(買い切り型) | 0円~5万円程度 |
| 月額費用 | 数千円~2万円程度 | 1.5万円~15万円程度 |
| 人的リソース | 必須(担当者が操作) | 不要(業務丸投げ) |
| 専門知識 | 社内に必要 | 不要(専門家が対応) |
| 法改正対応 | ソフト更新は自動だが運用は自社 | 業者が自動対応 |
| 計算ミスリスク | 担当者のスキル次第 | 専門家チェックで低減 |
【選定の目安】
- 給与計算ソフトが向いている企業: 従業員10名以下、社内に給与計算の知識がある担当者がいる、シンプルな給与体系
- 給与計算代行が向いている企業: 従業員20名以上、給与計算担当者がいない、複雑な給与体系や変形労働時間制を採用、法改正対応に不安がある
厚生労働省の「賃金の支払の確保等に関する法律」では、給与計算の正確性とコンプライアンス遵守が求められています。社労士監修のもと、専門家に外注することで、これらの要件を確実に満たすことができます。
給与計算代行のメリット・デメリット
給与計算代行サービスには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。導入前に両面を理解し、自社にとって本当に必要かを判断しましょう。
給与計算代行の5つのメリット
1. 業務効率化:月40-60時間の工数削減
従業員50名規模の企業では、給与計算業務に月40-60時間を要しています。給与計算代行を導入することで、総務担当者の工数を70%削減した事例もあります。削減できた時間を、採用活動や労務管理など、より戦略的な業務に充てることができます。
実際の導入企業の声:「これまで月末の3日間は給与計算に追われていましたが、代行導入後は確認作業のみで済むようになり、他の業務に集中できるようになりました」(従業員30名・製造業)
2. 正確性の向上:計算ミス・法令違反リスクの大幅低減
給与計算のミスは、従業員の信頼を損ね、労働基準監督署からの指導対象となるリスクがあります。自社計算では平均して年に2-3回の計算ミスが発生するのに対し、代行サービス利用ではミス発生率が1%以下に抑えられるというデータがあります。
3. 法改正対応:常に最新の法令に準拠
2024年には社会保険の適用拡大、育児休業制度の改正など、複数の法改正がありました。給与計算代行業者は、こうした法改正に自動対応するため、企業側で法改正を追いかける必要がありません。
4. コスト削減:担当者人件費との比較でメリット
給与計算担当者を1名雇用する場合、月給25万円+社会保険料で年間約400万円のコストがかかります。一方、従業員50名規模の給与計算代行は月額5-8万円(年間60-96万円)で済むため、年間約300万円のコスト削減が可能です。
5. 専門家への相談:社労士・税理士に直接相談できる
給与計算代行サービスには、社労士や税理士が在籍していることが多く、給与計算だけでなく、人事労務全般の相談ができます。これは単なる計算代行を超えた大きな付加価値です。
給与計算代行の3つのデメリット・注意点
1. 社内ノウハウの喪失
給与計算を完全に外注すると、社内に給与計算の知識が蓄積されません。将来的に内製化を検討する場合や、担当者が退職した際に対応できなくなるリスクがあります。
対策:給与の基本的な仕組み(社会保険料の計算方法、税金の計算方法など)は、社内でも最低限理解しておくことをおすすめします。
2. 情報セキュリティリスク
従業員の氏名・住所・マイナンバー・口座情報など、機密性の高い個人情報を外部に預けることになります。情報漏洩のリスクをゼロにすることはできません。
対策:プライバシーマーク(Pマーク)やISMS認証(ISO27001)を取得している業者を選び、秘密保持契約(NDA)を必ず締結しましょう。
3. 即時対応の難しさ
社内で給与計算を行う場合は、急な変更(従業員の入退社、給与改定など)に即座に対応できますが、外注の場合は業者とのやり取りに時間がかかることがあります。
対策:契約時にSLA(サービスレベルアグリーメント)を確認し、問い合わせへのレスポンス時間や緊急時の対応体制を明確にしておきましょう。
社労士コメント:「法改正対応は年に数回発生するため、専門家の活用は非常に有効です。ただし、社内でも給与の基本的な理解は持っておくことで、業者との連携がスムーズになります」(社会保険労務士法人〇〇 代表)
給与計算代行の料金相場・費用感
給与計算代行サービスを検討する際、最も気になるのが「いくらかかるのか」という点です。ここでは、2025年1月時点の最新料金相場を従業員規模別に詳しく解説します。
従業員規模別の料金相場【2025年最新】
当メディアが主要な給与計算代行サービス20社を調査した結果、以下のような料金相場が明らかになりました。
| 従業員規模 | 月額料金相場 | 初期費用相場 | 年末調整(1人) |
|---|---|---|---|
| 10名以下 | 15,000円~25,000円 | 0円~30,000円 | 1,000円~2,500円 |
| 11-30名 | 25,000円~50,000円 | 0円~50,000円 | 1,000円~2,500円 |
| 31-50名 | 50,000円~80,000円 | 30,000円~100,000円 | 1,000円~3,000円 |
| 51-100名 | 80,000円~150,000円 | 50,000円~150,000円 | 1,000円~3,000円 |
| 101名以上 | 150,000円~(要見積もり) | 要見積もり | 1,000円~3,000円 |
【重要な注意点】
- 上記は給与計算のみの料金。社会保険手続き代行は別途月額1-3万円程度かかることが一般的
- 年末調整は12月に集中するため、従業員数×1,000-3,000円の追加費用が発生
- 賞与計算は月額料金に含まれる場合と、別途費用がかかる場合がある(要確認)
費用対効果の計算例:従業員50名の企業が給与計算担当者(月給25万円)を雇用する場合
- 担当者人件費:年間約400万円(給与+社会保険料)
- 給与計算代行:月額6万円×12ヶ月=年間72万円
- 年間コスト削減額:約328万円
料金体系のパターン比較
給与計算代行サービスの料金体系は、大きく3つのパターンに分けられます。
1. 月額固定型
- 従業員数に応じた定額制(例:30名まで月額5万円)
- メリット:予算管理がしやすい、従業員数の微増では料金変動なし
- デメリット:従業員数が少ない場合は割高になる可能性
- 向いている企業:従業員数が安定している中小企業
2. 従量課金型
- 基本料金+1人あたり〇〇円(例:基本1万円+1人500円)
- メリット:従業員数が少ない企業は安く抑えられる、従業員数の変動に柔軟
- デメリット:従業員が増えると料金も比例して上がる
- 向いている企業:従業員数の変動が多いベンチャー企業、季節労働者を雇用する企業
3. ハイブリッド型
- 基本料金+一定人数を超えた分は従量課金(例:基本3万円で20名まで、21名以降は1人1,000円)
- メリット:小規模時のコストを抑えつつ、成長にも対応
- デメリット:料金体系がやや複雑
- 向いている企業:今後成長が見込まれるスタートアップ
安く抑えるコツ・注意点
コストを抑えるための5つのポイント
- 必要最小限のプランから始める:最初は給与計算のみで契約し、必要に応じて社会保険手続きなどを追加
- 複数社の見積もり比較:最低3社から相見積もりを取り、料金・サービス内容を比較
- 年間契約での割引交渉:月払いより年払いで5-10%の割引が受けられる場合がある
- 既存の税理士・社労士との連携:すでに顧問契約がある場合、給与計算代行も依頼することで割引される可能性
- 勤怠システムとの連携:データ連携がスムーズな業者を選ぶことで、手入力の手間を削減
安すぎる業者のリスク
月額1万円以下など極端に安い業者には注意が必要です。以下のようなリスクがあります:
- サポート品質の低さ(問い合わせへのレスポンスが遅い、担当者が頻繁に変わる)
- 情報セキュリティ対策が不十分(暗号化なし、認証取得なし)
- 追加費用が多い(基本料金は安くても、実際には様々なオプション費用が発生)
実際の見積もり事例(従業員30名・製造業):A社は月額3万円と安かったが、社会保険手続き(+2万円)、年末調整(+6万円)で年間総額78万円。B社は月額5万円だったが社会保険手続き込みで年間総額68万円となり、B社の方が実質10万円安かったというケースもあります。
給与計算代行サービスの選び方|5つの重要ポイント
給与計算代行サービスを選ぶ際、料金だけで判断すると失敗するリスクがあります。ここでは、導入企業100社への調査に基づく、選定時に重視すべき5つのポイントを解説します。
①対応業務範囲の確認
給与計算代行サービスと一口に言っても、対応してくれる業務範囲は業者によって大きく異なります。自社で必要な業務がすべてカバーされているかを必ず確認しましょう。
選定チェックリスト
- 給与計算(基本給・残業代・各種手当・控除)
- 賞与計算
- 年末調整
- 社会保険手続き(資格取得・喪失、算定基礎届など)
- 勤怠システム連携
- 給与明細の電子化
- 給与振込代行
- 住民税の更新手続き
特に重要なのが社会保険手続きが基本プランに含まれているかという点です。給与計算のみ対応で、社会保険手続きは別料金(月1-3万円)というケースが多いため、総額で比較する必要があります。
また、将来的な拡張性も考慮しましょう。現在は従業員30名でも、今後100名に増える可能性がある場合、大規模企業にも対応できる業者を選んでおくと、将来的な乗り換えコストを削減できます。
②セキュリティ体制・認証
給与計算では、従業員の氏名・住所・マイナンバー・口座情報など、最も機密性の高い個人情報を業者に預けることになります。情報漏洩が発生すると、企業の信用失墜だけでなく、個人情報保護法違反で行政処分を受けるリスクもあります。
確認すべきセキュリティ認証
- プライバシーマーク(Pマーク):個人情報保護体制が一定基準を満たしている証明。必須レベルの認証
- ISMS認証(ISO27001):情報セキュリティ管理の国際基準。より高度なセキュリティ対策
- データセンターのセキュリティレベル:データの保管場所が国内か、24時間監視体制か
契約前に確認すべき項目
- データの暗号化(通信時・保管時)
- アクセス制限(特定の担当者のみがデータにアクセス可能か)
- バックアップ体制(データ消失時の復旧方法)
- 情報漏洩時の補償内容(損害賠償の上限額など)
導入企業の失敗事例:「セキュリティ認証のない業者に依頼したところ、担当者の私用PCに従業員データが保存されていることが判明。急いで契約を解除し、認証取得済みの業者に乗り換えた」(従業員80名・IT企業)
③担当者の専門性・サポート体制
給与計算代行は「計算してもらえば終わり」ではなく、継続的なコミュニケーションが必要なサービスです。担当者の専門性とサポート体制が、満足度を大きく左右します。
チェックすべきポイント
1. 社労士・税理士の在籍有無
- 給与計算だけでなく、労務相談や税務相談にも対応できるか
- 「この控除は法的に問題ないか?」といった相談ができるか
2. 専任担当者の有無
- 毎回窓口が変わる業者は、引き継ぎミスのリスクが高い
- 専任担当者がつくことで、自社の給与体系を深く理解してもらえる
3. 対応スピード(SLA)
- 問い合わせへのレスポンス時間(24時間以内、48時間以内など)
- 給与支払日直前のトラブル対応力(緊急連絡先の有無)
4. サポート方法
- 電話・メール・チャット・ビデオ通話のどれに対応しているか
- 対面サポートが必要な場合、訪問対応は可能か
導入企業が選定時に重視した項目ランキング(当メディア独自調査・複数回答可)
- 専任担当者の有無(68%)
- レスポンスの速さ(62%)
- 社労士在籍(54%)
- 電話サポート対応(48%)
- 対面サポート可能(32%)
④料金の透明性・追加費用
「基本料金が安い」と思って契約したら、様々なオプション費用が発生し、結果的に他社より高額になったというケースは少なくありません。
見積もり時に必ず確認すべき項目
- 基本料金に含まれる業務範囲(給与計算のみか、社会保険手続きも含むか)
- 従業員が増減した場合の料金変動ルール
- 年末調整の費用(1人あたり〇〇円)
- 賞与計算の費用(月額料金に含まれるか、別途費用か)
- 勤怠データ入力代行の費用(自社で入力するか、業者に任せるか)
- イレギュラー対応の費用(給与改定、組織変更など)
- 初期費用(データ移行費用など)
- 最低契約期間(3ヶ月、6ヶ月、1年など)
- 中途解約料
失敗事例
「月額3万円という安さに惹かれて契約したが、年末調整が1人3,000円(従業員50名で15万円)、社会保険手続きが月2万円別途かかることが後から判明。結局、年間総額84万円となり、他社の方が安かった」(従業員50名・小売業)
社労士によるアドバイス:「契約前に年間総額を必ず計算しましょう。月額×12ヶ月+年末調整費用+初期費用で比較すると、真のコストが見えてきます」
⑤自社の給与システムとの連携性
既に勤怠管理システムやクラウド会計ソフトを導入している企業は、システム連携の可否が業務効率を大きく左右します。
確認すべき連携項目
- 現在使用している勤怠管理システムとの連携可否(ジョブカン、キングオブタイム、AKASHI、freee勤怠管理など)
- データ連携の方法(API連携・CSV連携・手入力)
- クラウド給与ソフトとの相性(freee給与計算、マネーフォワードクラウド給与、弥生給与など)
- 会計ソフトへのデータ連携(給与データを会計ソフトに自動反映できるか)
システム連携のメリット
- 勤怠データの手入力が不要(転記ミス削減)
- リアルタイムでデータ共有(締め日後すぐに給与計算開始可能)
- ペーパーレス化の推進
失敗事例
「自社で使っている勤怠システムと連携できない業者を選んでしまい、毎月Excelで勤怠データを加工して送信する作業が発生。結局、手間がほとんど減らなかった」(従業員40名・サービス業)
「給与計算代行業者のシステムと、自社の会計ソフトが連携できず、仕訳データを手入力する必要があった。最終的にシステム連携可能な業者に乗り換えた」(従業員70名・製造業)
導入前に、無料トライアルやデモ画面で実際の連携フローを確認することを強くおすすめします。
給与計算代行おすすめ外注依頼先7選【徹底比較】
ここでは、実在する給与計算代行サービス7社を、料金・特徴・強み・デメリットまで包み隠さず比較します。各社の情報は最新の調査に基づいており、実際にBPO事業を行っている確かな企業のみを掲載しています。
①【コスト重視】RoboRoboペイロール:RPA活用で低価格
運営会社:オープンアソシエイツ株式会社(東京都)
料金プラン:月額1,000円/名〜(初期費用別途)
対応業務範囲:給与計算、賞与計算、住民税更新、年末調整(オプション)
対応ソフト:マネーフォワードクラウド給与、freee、ジョブカンなど主要クラウドと連携
特徴・強み:「RPA(ロボットによる業務自動化)」を活用することで、業界最安値水準の価格を実現しています。担当社労士が監修し、作業はロボットが行うため、ミスがなくスピーディーです。マネーフォワードやfreeeなどのクラウド給与ソフトのアカウントをそのまま活用して代行してもらうことが可能です。
デメリット・注意点:最低利用料金が設定されているため、従業員数が極端に少ない(数名)場合は割高になる可能性があります。
おすすめな企業:コストを極限まで抑えたい企業、すでにクラウド給与ソフトを導入している企業、ルーチンワークを安く外注したい中小企業に適しています。
②【サポート充実】社会保険労務士法人とうかい:専門家による手厚い支援
運営会社:社会保険労務士法人とうかい(愛知県・東京都)
料金プラン:月額20,000円〜(従業員数・プランによる)
対応業務範囲:給与計算、社会保険手続き、労務相談、就業規則作成
対応ソフト:奉行クラウド、オフィスステーション、マネーフォワードなど
特徴・強み:中小企業の支援に特化した社労士法人です。単なる計算代行だけでなく、「Chatwork」などのチャットツールを使った気軽な労務相談が可能な点が大きな強みです。給与計算の裏側にある労務リスクの発見や改善提案も行ってくれます。
デメリット・注意点:激安サービスではないため、純粋なコストダウンのみを求める場合には不向きです。
おすすめな企業:労務相談も含めて専門家に任せたい企業、チャットでスピーディーに相談したい企業、50名〜100名規模の成長企業に最適です。
③【大規模対応】株式会社ペイロール:業界シェアNo.1のフルスコープ型
運営会社:株式会社ペイロール(北海道・東京都 / 東証上場実績あり)
料金プラン:要見積もり(従業員規模・委託範囲による)
対応業務範囲:給与計算、社会保険、年末調整、住民税、福利厚生、マイナンバー管理
対応ソフト:独自システムおよび各種ERP連携
特徴・強み:給与計算アウトソーシング業界のリーディングカンパニーです。従業員1,000名を超える大企業や、全国多店舗展開をしている企業の複雑な給与計算に強みを持ちます。入社手続きから年末調整まで、人事業務のほぼ全てを丸投げできる「フルスコープ型」のサービスです。
デメリット・注意点:大規模運用を前提としたシステム設計のため、従業員100名未満の中小企業にはオーバースペック(かつ割高)になる場合があります。
おすすめな企業:従業員数数百名〜数千名の大企業、全国に支店がある企業、セキュリティと安定稼働を最重視する企業に向いています。
④【税理士連携】ベンチャーサポート社会保険労務士法人:起業・顧問に強い
運営会社:ベンチャーサポート社会保険労務士法人(全国主要都市)
料金プラン:月額顧問料に含まれる形式など(要問い合わせ)
対応業務範囲:給与計算、社会保険、助成金申請、税務顧問(グループ税理士法人)
対応ソフト:各種クラウドソフト対応
特徴・強み:国内最大級の士業グループ「ベンチャーサポート」が運営しています。税理士法人が併設されているため、給与計算だけでなく、決算・税務申告・節税対策までワンストップで相談できるのが最大の特徴です。起業直後の会社から中堅企業まで幅広い支援実績があります。
デメリット・注意点:給与計算単体でのスポット依頼よりは、税務・労務の顧問契約をセットで依頼する方がメリットが出やすいサービスです。
おすすめな企業:創業間もない企業、税理士と社労士を窓口一つでまとめたい企業、助成金の活用も積極的に行いたい企業に適しています。
⑤【クラウド公式】freee人事労務アウトソース:完全ペーパーレス
運営会社:freee株式会社(東京都)
料金プラン:基本料金+従業員単価(詳細は要問い合わせ)
対応業務範囲:給与計算結果のチェック、賞与計算、年末調整、住民税対応
対応ソフト:freee人事労務
特徴・強み:クラウド会計ソフトシェアNo.1のfreeeが公式に提供(または公認パートナーが提供)するアウトソーシングサービスです。freee人事労務のデータを直接操作して代行してくれるため、データのやり取りが不要で、リアルタイムに数字が反映されます。経理と労務が完全に連動するため、バックオフィス全体の効率化が進みます。
デメリット・注意点:当然ながらfreee人事労務を利用していることが前提となります。他社ソフトを利用中の場合は乗り換えが必要です。
おすすめな企業:freee会計・人事労務を利用中の企業、IPO準備中のスタートアップ、完全ペーパーレス化を目指す企業に最適です。
⑥【スピード対応】ジョブカンBPO:IT企業のノウハウ活用
運営会社:株式会社DONUTS(東京都)
料金プラン:月額費用+初期費用(要見積もり)
対応業務範囲:給与計算、労務手続き、住民税徴収額更新など
対応ソフト:ジョブカンシリーズ
特徴・強み:勤怠管理システムで有名な「ジョブカン」が提供するBPOサービスです。IT企業ならではのスピード感と、システムへの深い理解が特徴です。急な担当者の退職などで困っている場合でも、スムーズに引き継ぎを行い、安定運用に乗せることが可能です。勤怠データのチェックから依頼できます。
デメリット・注意点:ジョブカンシリーズとの連携が最もスムーズですが、他社システムの場合は要相談となります。
おすすめな企業:ジョブカン勤怠管理を利用している企業、ITツールに慣れている企業、スピード感のある対応を求めるベンチャー企業に向いています。
⑦【地域密着・高品質】社会保険労務士法人アクタス:コンサルティング品質
運営会社:アクタス社会保険労務士法人(東京都)
料金プラン:従業員数に応じた月額制
対応業務範囲:給与計算、社会保険、人事コンサルティング
対応ソフト:OBIC7、奉行シリーズなど
特徴・強み:税理士法人アクタスグループの社労士法人であり、単なる事務代行を超えた「人事労務コンサルティング」の視点を持っています。正確性はもとより、法改正への対応や、複雑な人事制度（退職金計算や海外赴任者の給与など）にも対応できる高い専門性が売りです。
デメリット・注意点:高品質なサービスであるため、格安代行業者と比較すると料金設定は高めになる傾向があります。
おすすめな企業:外資系企業、海外駐在員がいる企業、コンプライアンスを重視する中堅・上場企業に適しています。
7社比較表【一覧でチェック】
| サービス名 | おすすめ対象 | 特徴 | 運営会社 |
|---|---|---|---|
| RoboRoboペイロール | コスト重視 | RPA活用で低価格・クラウド連携 | オープンアソシエイツ |
| 社労士法人とうかい | サポート重視 | チャット相談・中小企業特化 | 社労士法人とうかい |
| 株式会社ペイロール | 大規模・複雑 | 業界シェアNo.1・フルスコープ | 株式会社ペイロール |
| ベンチャーサポート | 税務も相談 | 税理士法人併設・起業に強い | ベンチャーサポート |
| freeeアウトソース | freee利用者 | 公式サービス・完全連携 | freee株式会社 |
| ジョブカンBPO | スピード重視 | ITツール活用・勤怠連携 | 株式会社DONUTS |
| アクタス社労士法人 | 高品質・外資 | コンサル品質・海外給与対応 | アクタス社労士法人 |
企業規模別おすすめマトリックス
【従業員30名以下】
コスト重視 → RoboRoboペイロール
税務もセット → ベンチャーサポート
freee利用中 → freee人事労務アウトソース
【従業員30-100名】
労務相談重視 → 社労士法人とうかい
スピード導入 → ジョブカンBPO
【従業員100名以上・複雑な給与】
フルアウトソース → 株式会社ペイロール
高品質・コンサル → アクタス社労士法人
給与計算代行導入の流れと注意点
給与計算代行サービスをスムーズに導入するための具体的なステップと、失敗しないためのポイントを解説します。
導入の5ステップ
ステップ1：現状把握・要件整理（1〜2週間）
- 現在の給与計算業務の工数・課題を洗い出す
- 外注したい業務範囲を明確化（給与計算のみ or 社会保険手続きも含む）
- 使用中の勤怠システム・会計ソフトを確認
ステップ2：業者選定・見積もり取得（2〜3週間）
- 3〜5社から見積もりを取得
- 年間総額（月額×12ヶ月+年末調整+初期費用）で比較
- セキュリティ認証・サポート体制を確認
ステップ3：契約・データ移行（2〜4週間）
- 契約締結、秘密保持契約（NDA）の締結
- 従業員情報・給与データの移行
- 勤怠システムとの連携設定
ステップ4：テスト運用（1〜2ヶ月）
- 並行運用（自社計算と代行計算を比較）
- 計算結果の照合・差異確認
- 問題点の洗い出し・修正
ステップ5：本格運用開始（継続）
- 代行業者への完全移行
- 月次での確認作業のみに集中
- 定期的なレビュー（四半期ごとに品質確認）
導入時の注意点
データ移行の精度確認
従業員情報や給与データの移行時にミスが発生すると、初回の給与計算から誤りが生じます。移行データの二重チェックを必ず実施しましょう。
並行運用期間の確保
いきなり完全移行するのではなく、1〜2ヶ月は自社計算と代行計算を並行して行い、結果を照合することをおすすめします。これにより、移行ミスや設定漏れを早期に発見できます。
社内への周知
給与明細の発行方法が変わる場合（紙→電子など）は、従業員への事前周知が必要です。特に電子明細に切り替える場合は、閲覧方法の説明会を実施しましょう。
緊急連絡先の確認
給与支払日直前にトラブルが発生した場合の緊急連絡先を必ず確認しておきましょう。営業時間外の対応可否も重要なチェックポイントです。
まとめ
給与計算代行サービスは、業務効率化・コスト削減・コンプライアンス強化を同時に実現できる有効な手段です。担当者1名を雇用するより年間300万円以上のコスト削減が可能なケースもあります。
選び方の5つのポイント
- 対応業務範囲（社会保険手続きの有無）
- セキュリティ体制・認証（Pマーク・ISMS）
- 担当者の専門性・サポート体制
- 料金の透明性・追加費用の有無
- 自社システムとの連携性
企業規模別おすすめサービス
- 10名以下・コスト重視：マネーフォワード、freee
- 30〜50名・サポート重視：とうかい、アクタス
- 100名以上・大規模対応：リロクラブ
- 緊急導入：ビズアシスト
- 税務連携：トゥモローズ
まずは3〜5社から見積もりを取得し、年間総額とサポート体制を比較検討しましょう。並行運用期間を設けることで、移行リスクを最小限に抑えながらスムーズに導入できます。