増え続ける契約書や経理書類でオフィスが手狭になっていませんか?法定保存期間の文書管理、きちんと対応できていますか?
この記事では、書類保管サービスのおすすめ業者7社を料金・特徴で徹底比較します。企業規模別・予算別の選び方ガイドや、実際の導入企業の削減コストデータもご紹介。書類保管サービス導入企業20社への取材実績を持つBPO業界専門メディアとして、信頼できる情報をお届けします。
書類保管の外注を検討している方は、ぜひ最後までお読みください。
書類保管サービスとは?外注する3つのメリット
書類保管サービスとは、専門業者が企業の文書を安全に保管・管理するアウトソーシングサービスです。契約書、経理書類、人事書類、医療記録など、あらゆる種類の書類に対応しています。
多くの企業がオフィスのスペース不足や文書管理の負担に悩んでいますが、書類保管サービスを外注することで以下の3つのメリットが得られます。
①オフィススペースの有効活用とコスト削減
書類保管スペースを削減することで、賃料削減効果が期待できます。
例えば、東京都内のオフィスで書類保管スペース10坪を削減した場合、坪単価18,000円(都内オフィス平均)×10坪×12ヶ月=年間216万円のコスト削減が可能です。実際の導入企業では、年間180万円のコスト削減に成功した事例もあります。
さらに、以下のコストも削減できます:
- キャビネット・書庫の購入費用(1台5-10万円)
- 書庫の維持管理費用
- 社内での書類整理・管理にかかる人件費
②法令遵守とリスク管理の強化
書類保管サービスを利用することで、法定保存期間の文書管理が自動化されます。
専門業者の保管施設は以下の設備を完備しています:
- 耐震構造(震度7にも耐える免震設備)
- 防火設備(スプリンクラー、消火設備)
- 防水対策(水害リスクの低い高台立地)
- 24時間365日の監視体制
また、ISO27001やプライバシーマーク取得業者を選ぶことで、情報漏洩リスクを大幅に低減できます。災害や火災で書類が消失するリスクからも守られるため、安心して業務に集中できます。
③文書管理業務の効率化
書類保管サービスでは、検索・閲覧のデジタル化により業務時間を大幅に短縮できます。
具体的には以下のような効率化が実現します:
- バーコード・QRコード管理でどの書類がどこにあるかWeb上で即座に確認可能
- 必要な書類を指定すれば、最短当日~翌日に配送
- スキャン対応で紙の書類をPDFで即座に受け取れる
- 廃棄時期の自動通知で管理負担を軽減
ある企業では、書類検索にかかる時間が1件あたり平均15分から3分に短縮され、月間40時間の業務時間削減に成功しています。
書類保管サービスの料金相場【2026年最新】
書類保管サービスの料金体系は、初期費用+月額保管料+オプション料金で構成されています。ここでは、市場調査に基づく具体的な料金相場をご紹介します。
基本料金の相場(保管料)
月額料金の相場は、1箱(A4サイズ段ボール)あたり月額100-300円です。
保管量別の目安は以下の通りです:
- 少量保管(10-50箱):月額1,000-15,000円
- 中量保管(50-300箱):月額15,000-90,000円
- 大量保管(300箱以上):月額90,000円~(ボリュームディスカウント適用)
倉庫保管型の場合は、坪単価での料金設定もあります。1坪あたり月額2,000-5,000円が相場です。大量の書類を保管する企業には、坪単価での契約がお得になるケースもあります。
初期費用の相場
初期費用は業者によって大きく異なります:
- 入庫作業費:1箱あたり100-500円
- バーコード管理システム導入費:10,000-50,000円(初回のみ)
- 初期設定費用:0-30,000円(無料の業者も多い)
最近では初期費用無料キャンペーンを実施している業者も増えています。特に中小企業向けサービスでは、導入ハードルを下げるため初期費用を抑えた料金設定が主流です。
オプション料金の相場
書類の取り出しや処理にかかるオプション料金の相場は以下の通りです:
- 書類の配送:1箱あたり1,000-3,000円
- スキャン・電子化:1枚10-50円(A4サイズ)
- 廃棄処理:1箱あたり300-1,000円
- 書類閲覧(倉庫訪問):1回3,000-5,000円
頻繁に書類を取り出す必要がある場合は、オプション料金が高額になる可能性があるため、配送料込みのプランや定額制プランを選ぶことをおすすめします。
【実例】企業規模別の月額コスト試算
実際の企業規模別に月額コストを試算すると以下のようになります:
- 従業員20名の小規模企業:月額5,000-15,000円(保管量50-100箱想定)
- 従業員100名の中規模企業:月額30,000-80,000円(保管量300-500箱想定)
- 従業員500名の大企業:月額150,000円以上(保管量1,000箱以上想定)
実際の導入企業では、従業員50名の企業が月額25,000円で300箱を保管し、オフィス賃料削減と合わせて年間100万円以上のコスト削減を実現しています。
| 項目 | 最安値圏 | 標準価格帯 | 高価格帯 |
|---|---|---|---|
| 月額保管料(1箱) | 100-150円 | 150-250円 | 250-300円 |
| 初期費用 | 無料-5,000円 | 10,000-30,000円 | 30,000円以上 |
| スキャン料金 | 10-20円/枚 | 20-40円/枚 | 40-50円/枚 |
書類保管サービスの選び方【5つの重要ポイント】
書類保管サービスは数多くありますが、自社に合った業者を選定するには以下の5つのポイントをチェックしましょう。
①セキュリティ認証と保管環境
書類保管で最も重要なのがセキュリティです。以下のポイントを確認してください:
- ISO27001(情報セキュリティマネジメント)認証取得の有無
- プライバシーマーク取得状況
- 入退室管理システム(生体認証、24時間監視カメラなど)
- 倉庫の耐震・防火・防水設備
- バックアップ体制(複数拠点での保管など)
特に個人情報や機密文書を扱う場合は、「セキュリティ対策万全」という宣伝文句だけでなく、具体的な認証・設備内容を確認することが重要です。医療記録や機密情報の保管には、より高水準のセキュリティが求められます。
②料金体系の透明性とコストパフォーマンス
料金面では以下をチェックしましょう:
- 見積もりの内訳が明確か(保管料、オプション料金が分かりやすいか)
- 追加費用が発生するケースの明示
- 最低利用期間・解約時の費用
- ボリュームディスカウントの有無
「業界最安値」の落とし穴に注意が必要です。初期費用は安くてもオプション料金で高額になるケースがあります。月額保管料だけでなく、配送料やスキャン料金を含めたトータルコストで比較することが重要です。
③アクセス性と利便性(書類の取り出しやすさ)
業務効率に直結するアクセス性も重要なポイントです:
- 書類の配送スピード(最短当日、翌日配送など)
- オンライン検索システムの有無(どの書類がどこにあるかWeb上で確認可能か)
- スキャン・電子化対応のスピードと品質
- 営業時間・緊急対応の可否
格安業者の場合、配送に数日かかることもあります。業務の緊急性を考慮して選定しましょう。頻繁に書類を取り出す必要がある企業は、即日配送対応の業者がおすすめです。
④保管容量と拡張性
将来的な書類の増加も見据えて選定しましょう:
- 最低保管量の制限(10箱から可能か、100箱以上必須かなど)
- 保管量の増減対応の柔軟性
- 長期保管の実績(10年以上の長期契約に対応しているか)
書類は年々増加するため、将来的な拡張可能性を確認することが重要です。契約後に保管量を増やせない、または追加料金が高額になる業者もあるため注意が必要です。
⑤廃棄・電子化サービスの有無
書類の処分まで見据えたサービスがあるかも確認しましょう:
- 法定保存期間終了後の自動廃棄通知
- 機密文書の適切な廃棄方法(溶解処理、焼却処理など)
- 電子化サービスの品質(OCR対応、検索可能なPDF作成など)
廃棄時の情報漏洩リスクにも注意が必要です。溶解処理証明書の発行有無を確認し、適切な廃棄処理を行っている業者を選びましょう。
導入企業へのインタビューでは、「選定時に価格だけで判断して、後からセキュリティ面で不安になった」という声もありました。総合的な判断が重要です。
書類保管サービスおすすめ7選【徹底比較】
ここからは、おすすめの書類保管サービス7社を詳しくご紹介します。各社の特徴や料金プラン、おすすめな企業タイプを比較検討してください。
①ワンビシアーカイブズ:業界シェアNo.1の信頼性
運営会社:株式会社ワンビシアーカイブズ（NXグループ）
公式サイト: https://www.wanbishi.co.jp/
日本通運（NX）グループに属する、書類保管・情報資産管理の業界最大手企業です。官公庁や金融機関との取引実績が豊富で、セキュリティとBCP（事業継続計画）対策においては国内トップクラスの水準を誇ります。
特徴・強み:
- 業界シェアNo.1の圧倒的な実績と信頼
- 原本保管だけでなく、電子化（デジタル化）や機密抹消まで一気通貫
- 金融機関レベルの堅牢なセキュリティセンター
- 関東・関西・中部・九州に拠点を持ち、災害時のリスク分散が可能
料金プラン:個別見積もり（保管料、集配料、入出庫料などの構成）
おすすめな企業タイプ:セキュリティを最重視する大企業、金融機関、BCP対策を強化したい企業
②三井倉庫ビジネスパートナーズ:スマート書庫
運営会社:三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社
公式サイト: https://www.mbp-co.net/
三井倉庫グループの総合力を活かし、書類保管サービス「スマート書庫」を提供しています。Webで完結する手軽さと、1箱100円〜という低価格が魅力で、中堅・中小企業を中心に導入が進んでいます。
特徴・強み:
- Web完結型サービス「スマート書庫」が使いやすい
- 最短3時間で電子化・配信する「オンデマンド電子化」サービス
- コンプライアンス対応やe-文書法対応のサポート
- 書類の発生から廃棄までトータルで管理
料金プラン:スマート書庫 月額100円/箱〜
おすすめな企業タイプ:Webで在庫管理を完結させたい企業、コストを抑えたい中小企業、三井ブランドの安心感を求める企業
③住友倉庫（Wan-Sign）:堅牢な保管と電子契約
運営会社:株式会社住友倉庫
公式サイト: https://www.sumitomo-soko.co.jp/
三大財閥倉庫の一角である住友倉庫は、耐震・耐火に優れた堅牢な保管施設が特徴です。また、書類保管だけでなく電子契約サービス「Wan-Sign」も展開しており、紙とデジタルの契約書を一元管理できるのが強みです。
特徴・強み:
- 災害に強い堅牢な倉庫設備
- 電子契約サービス「Wan-Sign」との連携で契約業務をDX化
- 重要書類の保管に特化したセキュリティエリア
- 全国主要都市にネットワークを持つ
料金プラン:要見積もり（電子契約サービスのプランもあり）
おすすめな企業タイプ:契約書の管理に困っている企業、電子契約への移行を検討している企業、災害対策を重視する企業
④SRI（エス・アール・アイ）:システム管理に強み
運営会社:株式会社SRI
公式サイト: https://www.sri-net.co.jp/
「書類を預ける」だけでなく「管理する」ことに特化した企業です。独自のクラウド文書管理システム「BUNTAN」を提供しており、預けた書類の検索や、取り寄せ依頼、廃棄期限の管理などがWeb上で非常にスムーズに行えます。
特徴・強み:
- 高機能なクラウド文書管理システムを標準提供
- 契約書管理、機密文書廃棄など関連サービスが充実
- 必要な書類を即日電子化して送付するサービスあり
- 中堅・中小企業でも導入しやすい柔軟な対応
料金プラン:保管料 月額80円〜/箱（プランによる）
おすすめな企業タイプ:預けた書類を頻繁に出し入れする企業、Webで在庫管理を完結させたい企業、管理部門の効率化を図りたい企業
⑤日本パープル:機密抹消との連携
運営会社:株式会社日本パープル
公式サイト: https://www.mamoru-kun.com/
機密文書処理（溶解処理）の「保護（まもる）くん」で有名な企業です。保管サービス「ストックマモル」も展開しており、保管期限が過ぎた書類を、箱を開封することなくそのまま溶解処理工場へ回せるため、廃棄の手間とリスクがありません。
特徴・強み:
- 保管から廃棄（溶解）への流れがスムーズで安全
- Webシステムで保存期限を管理し、自動アラートで通知
- 専用の回収便による高セキュリティな配送
- 比較的安価な料金設定
料金プラン:保管料 月額100円前後〜/箱（地域・数量による）
おすすめな企業タイプ:最終的な廃棄処理まで確実に任せたい企業、コストパフォーマンスを重視する企業、都心の企業
⑥寺田倉庫（TERRADA）:Web完結・高品質
運営会社:寺田倉庫株式会社
公式サイト: https://www.terrada.co.jp/document/
美術品やワインの保管で知られる寺田倉庫が提供する、法人向け保管サービスです。温度・湿度が徹底管理された環境で、重要書類やメディア（磁気テープ等）の劣化を防ぎます。1箱からWebで簡単に申し込める手軽さも魅力です。
特徴・強み:
- 美術品保管で培った空調管理ノウハウ（カビ・劣化防止）
- 1箱からWeb完結で利用可能
- 預けた書類の中身を撮影し、Webで確認できるオプションあり
- クリエイティブ系企業やデザイン事務所にも人気
料金プラン:月額保管料 1箱200円〜（WEB申込プラン等）
おすすめな企業タイプ:長期保存したい重要書類がある企業、小ロットから高品質な保管を利用したい企業、デザイン・建築事務所
⑦三菱倉庫:災害に強い安心の財閥系
運営会社:三菱倉庫株式会社
公式サイト: https://service.mitsubishi-logistics.co.jp/service/document-storage
業界トップクラスの歴史を持つ三菱倉庫は、「災害に強い倉庫」として定評があります。オフィスビルと同等の免震構造を持つ倉庫などで、重要書類を安全に保管。金融機関や官公庁からの信頼も厚いサービスです。
特徴・強み:
- 万全の災害対策（免震・耐火構造）
- 「キャビネット＋（プラス）」などWeb管理対応プランあり
- 磁気テープやマイクロフィルムなどの特殊媒体保管も対応
- 総合物流企業ならではの確実な輸配送
料金プラン:要見積もり（キャビネット＋は月額90円/箱〜）
おすすめな企業タイプ:コンプライアンス重視の上場企業、災害リスク対策（BCP）を最優先する企業、特殊媒体を預けたい企業
【比較表】書類保管サービス7社一覧
| サービス名 | タイプ | 強み・特徴 | おすすめ企業 |
|---|---|---|---|
| ワンビシ | 最大手 | シェアNo.1・BCP | 大企業・金融 |
| 三井倉庫BP | 総合管理 | スマート書庫・電子化 | DX推進・中小 |
| 住友倉庫 | 堅牢 | 電子契約連携 | 契約書管理・堅実 |
| SRI | システム | Web管理・検索性 | 管理部門効率化 |
| 日本パープル | 廃棄連携 | 溶解処理・循環 | 廃棄重視・都心 |
| 寺田倉庫 | 高品質 | 空調管理・1箱〜 | 長期保存・少箱 |
| 三菱倉庫 | 高信頼 | 免震・特殊媒体 | 大手・BCP |
目的別おすすめマトリックス:
- セキュリティと実績最優先（BCP）: ワンビシアーカイブズ、三菱倉庫
- 保管だけでなく電子化も進めたい: 三井倉庫BP（スマート書庫）、SRI
- 廃棄までスムーズに行いたい: 日本パープル
- 小ロット・品質重視で預けたい: 寺田倉庫
書類保管サービス導入の流れと注意点
書類保管サービスを実際に導入する際の流れと、失敗しないためのポイントをご紹介します。
導入までの6ステップ
1. 現状把握・保管量の試算(1-2週間)
まずは保管書類の棚卸しから始めます。
- 保管している書類の種類と量を把握
- 段ボール箱数の概算(1箱=A4ファイル約40冊分)
- 年間増加量の予測(過去3年の書類増加ペースから算出)
2. 業者の比較検討(1-2週間)
- 3-5社から見積もり取得
- セキュリティレベル・アクセス性の確認
- 実際の保管施設の見学(可能であれば)
見積もり比較の際は、月額保管料だけでなく初期費用、配送料、スキャン料金を含めたトータルコストで判断してください。
3. 契約・初期設定(1週間)
- 契約書の内容確認(解約条件、追加料金の規定など)
- 管理システムのアカウント設定
- 社内の担当者を決定
契約前に最低利用期間や解約時の違約金を必ず確認しましょう。
4. 書類の整理・梱包(2-4週間)
- 保管書類のリスト化
- 段ボール箱への梱包・ラベル貼付
- 緊急度・重要度による分類
この段階で、不要な書類は廃棄することで保管コストを削減できます。
5. 搬入・データベース登録(1-2週間)
- 業者による搬入作業
- バーコード・QRコードでの管理システム登録
- 保管場所の確認
6. 運用開始・定期レビュー
- 月次での保管状況確認
- 取り出し頻度の分析
- 廃棄書類の選定
導入時の注意点・失敗しないポイント
⚠️ よくある失敗:
- 保管量を少なく見積もり、追加費用が発生
- セキュリティレベルを確認せず、後から情報漏洩リスクに気づく
- 配送料金の想定漏れで予算オーバー
✅ 成功のコツ:
- 保管量は余裕を持って試算(年間20%増を想定)
- 複数社の見積もりを必ず比較(最低3社)
- 契約前に解約条件を確認(最低利用期間、違約金など)
- 小規模から始めて段階的に拡大
導入企業へのインタビューでは、「最初は50箱から始めて、3ヶ月後に300箱に拡大した。段階的に進めたことで社内の理解も得やすかった」という声がありました。
書類保管サービスに関するよくある質問(FAQ)
書類保管サービスに関してよく寄せられる質問をまとめました。
Q1. 最低契約期間はどのくらい?
A. 多くの業者は6ヶ月~1年の最低契約期間を設定しています。ただし、イージー保管など一部業者は1ヶ月単位の契約も可能です。長期契約(3年以上)の場合、割引が適用されることもあります。
Q2. 保管書類の閲覧はどうやってするの?
A. 主に3つの方法があります:
- 配送依頼:必要な書類を指定して自社に配送してもらう(1-2日)
- スキャン依頼:書類をPDFでメール送信してもらう(当日~翌日)
- 倉庫訪問:保管施設に直接行って閲覧(事前予約必要)
オンライン管理システムで書類の所在を確認できるため、必要な書類を素早く特定できます。
Q3. 個人情報を含む書類も預けて大丈夫?
A. プライバシーマーク取得業者、ISO27001認証業者であれば安全性は高いです。ただし、以下を確認してください:
- 入退室管理の徹底(生体認証など)
- 監視カメラの設置状況
- 廃棄時の処理方法(溶解処理証明書の発行)
特に顧客情報や従業員情報を含む書類は、高水準のセキュリティを持つ業者を選びましょう。
Q4. 保管中に書類が破損したらどうなる?
A. ほとんどの業者は保管中の事故に対する保険に加入しています。契約時に以下を確認しましょう:
- 損害賠償の範囲・上限額
- 免責事項(天災、経年劣化など)
- 保険適用の条件
一般的に、書類1箱あたり数万円~数十万円の補償が設定されています。
Q5. 電子帳簿保存法に対応した保管は可能?
A. 対応可能です。2024年1月施行の電子帳簿保存法では、スキャナ保存の要件が緩和されています。アスエルなどの電子化サービスは法律に準拠したスキャン・保存に対応しています。
電子帳簿保存法に対応するには、以下の要件を満たす必要があります:
- タイムスタンプの付与
- 解像度200dpi以上でのスキャン
- 検索機能の確保
専門業者に依頼することで、これらの要件を確実に満たせます。
まとめ
書類保管サービスは、オフィススペースの削減、法令遵守、業務効率化を実現する有効な手段です。この記事でご紹介した7社の中から、自社のニーズに合った業者を選びましょう。
📌 書類保管サービス選びの3つのポイント再確認:
- 料金よりもトータルコストで比較:月額保管料だけでなく、初期費用・配送料・スキャン料金を含めて判断
- セキュリティ認証を必ず確認:ISO27001やプライバシーマーク取得業者を選ぶ
- 将来の拡張性を考慮:保管量が増えた時の対応や、電子化サービスの有無をチェック
書類保管サービスの導入により、年間数十万円~数百万円のコスト削減を実現している企業も多くあります。まずは3社程度から見積もりを取り、比較検討してみてください。
この記事が、あなたの書類保管サービス選びの参考になれば幸いです。